Le rangement des papiers, ce n’est jamais une partie de plaisir. On repousse toujours le moment de les trier, on les laisse s’accumuler, et le jour où on se motive, on ne sait pas par où commencer. C’est pourquoi nous vous avons rassemblé nos meilleures méthodes et conseils pour vous aider dans cette tâche, et faire cesser pour de bon ces grands ménages administratifs.
Dater vos papiers
On n’y pense pas souvent, mais dater ses documents facilite drastiquement leur tri. Cela vous permettra de les retrouver rapidement dès que vous en aurez besoin, ou de savoir en un coup d’œil quand vous vous en débarrasserez.
Vous pouvez le faire à la main, ou vous simplifier la tâche en utilisant un tampon dateur. Les tampons dateurs possèdent un système d’encrage automatique, ce qui facilite leur utilisation.
Certains proposent même d’apposer deux dates à la fois, ce qui s’avère très pratique pour le tri et l’organisation de vos documents : vous pouvez noter la date de réception et la date de conservation limite, afin de savoir rapidement quand vous vous en séparer.Et si vous souhaitez dès à présent utiliser ces outils, nous vous proposons de découvrir la gamme de dateurs Otypo.
Trier vos documents
Cette étape est simple. Elle consiste à faire un premier choix dans le but de désencombrer vos documents : soit vous gardez, soit vous jetez.
Pour ce faire, vous devez vous poser deux questions : est-ce un document important, ou puis-je m’en passer ? S’il me semble important, combien de temps dois-je conserver ?
Vous pouvez répondre à cette dernière question grâce au tableau suivant de durée de conservation des principaux documents importants :
| À garder 1 an | Facture internetFacture téléphoniqueAvis de taxe foncièreOrdonnance |
| À garder 2 ans | Contrat d’assurance (après fin du contrat)Contrat de crédit immobilier et crédit à la consommationFacture liée à des petits travaux (ex: fenêtres)Justificatif du versement de l’APLAttestation Pôle Emploi |
| À garder 3 ans | PV pour amende forfaitaireContrat de location / Etats des lieux / Quittance de loyer (après durée de location)Déclaration de revenusAvis d’impositionSolde tout compteJustificatif de versement d’allocation chômage |
| À garder 5 ans | Dossier concernant un compteRelevé de compteAvis de versement d’allocations familialesFacture d’électricitéFacture de gazFacture d’eau |
| À garder 10 ans | Assurance VieFacture liée à des gros travaux |
| À garder à vie | Livret militaireAttestation des services militaires accomplisCarnet de vaccinationCarnet de santéExamen médicalLivret de familleDiplômesTitres de propriétéBulletins de paies et contrats de travail |
Grâce aux dates que vous aurez notées sur vos papiers, vous pourrez très rapidement répondre à la question de la conservation.
N’oubliez surtout pas de passer les documents contenant vos informations personnelles à la déchiqueteuse avant de les jeter.
Organiser vos papiers
Catégoriser
Vous ne vous retrouvez désormais qu’avec les papiers importants. Félicitations, vous avez passé une étape fastidieuse et avez effectué une grosse partie du tri. Place maintenant au classement de ces documents. Pour cette étape, vous aurez besoin de post-it, ou d’autres supports pour pouvoir noter les différentes catégories que vous établirez.
Vous allez donc ajouter des catégories sur ces supports au fur et à mesure que vous désemplirez vos papiers.
Instaurez des catégories générales, simples, mais bien définies, telles que Maison, Santé, Travail, Enfants, Banque, etc., au risque de vous perdre et d’être tenté de mettre un fichier dans deux catégories différentes.
Évitez de la même façon la catégorie Divers ou Autre, qui vous incitera à tout y mettre, et donc de perdre des papiers, et de reproduire le schéma chaotique du départ.
Triez-les par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien.
Vous créerez ainsi de nouvelles piles de feuilles catégorisées qu’il faudra par la suite ranger proprement et méthodiquement.
Ranger
Pour ce qui est du rangement, nous vous conseillons de privilégier les gros classeurs aux trieurs ou chemises. Ils rendent la consultation des papiers très simple, permettent d’accueillir de nouveaux documents facilement, et permettent de trouver la catégorie que vous cherchez en un clin d’œil grâce à leur code couleur ou aux étiquettes que vous pouvez y apposer.
Pensez à réserver un classeur pour les papiers à garder à vie, que vous allez conserver dans un endroit différent.
Notre conseil : Choisissez-leur un emplacement stratégique, pour ne pas avoir la flemme d’aller les chercher à chaque nouveau papier à ranger. Vous pouvez par exemple les placer dans un meuble sous votre bureau, pour éviter les allers-retours vers un placard qui vous demandera de vous déplacer.
Restez régulier
Vous avez maintenant toutes les clefs en main pour trier et classer vos papiers proprement et méthodiquement.
Il faut désormais faire en sorte de ne plus jamais avoir à revivre ce rangement infernal. Pour cela, restez consistant, et ouvrez vos classeurs à chaque réception d’un nouveau document.
Vous devrez néanmoins faire la rotation chaque année, et jeter ceux dont la date de conservation sera passée. Mais rassurez-vous, cela ne vous prendra que quelques minutes grâce aux dates que vous y aurez inscrites.
